For English readers

This is a post about the administrative side of running a Freelance company in France. I wrote this in French as it mostly concern French people anyway.

Contexte

Je travaille depuis quelques temps maintenant pour la société Allemande Secucloud en tant que développeur freelance.

J’ai depuis peu basculé sur un contrat d’employé en passant par une société intermédiaire implantée en France qui se charge désormais de toutes les formalités administratives pour moi.

Je viens de finir de réaliser la liquidation de ma société. C’est donc le bon moment pour faire le point sur cette aventure qui aura duré près d’un an et qui m’aura permis d’apprendre beaucoup de choses sur le fonctionnement de l’entreprise.

Forme juridique

Il est possible de choisir parmi plusieurs formes juridique pour une activité de freelance: auto-entrepreneur, EURL ou SASU.

J’ai choisi la forme juridique de SASU car c’est celle qui offre le plus de protection sociale. Elle me permet aussi d’avoir un statut le plus proche de celui de salarié, statut que j’ai occupé jusqu’à présent. Cela me permet ainsi de cotiser aux mêmes organismes qu’auparavant et donc d’éviter d’éparpiller mes droits en quelque sorte.

Création de l’entreprise

Les démarches pour ouvrir une SASU sont assez lourdes. Voyez plutôt:

• Avant toute chose il faut trouver un nom de société. C’est plus difficile que cela en a l’air.

• Puis il faut effectivement créer la société. Il est possible de le faire soi-même mais je recommande malgré tout de passer par un prestataire au moins pour se faire expliquer le jargon et ne pas se tromper dans les quelques choix qu’il y a à faire. Il y a aussi un document légal important à produire appelé les statuts. Il est nécessaire de se faire aider pour sa rédaction ou au minimum de partir d’un modèle.

• Ouvrir un compte bancaire pro, c’est obligatoire. Pour ma part, j’ai ouvert un compte chez Shine. Je n’ai aucun reproche à leur faire. Leurs tarifs sont très intéressants. Le site internet est simple et efficace. Je suis aussi passé par eux pour la création de la société. Cela me permettait d’avoir une remise supplémentaire sur le compte bancaire.

• Trouver un comptable. Le comptable se charge de valider la comptabilité, de réaliser le bilan, d’envoyer les rappels des formalités légales et il y en a beaucoup (déclaration de TVA, paiement des impôts) mais aussi des aspects dits sociaux, comprendre: l’émission de fiches de paie. Trouver un bon comptable est le point le plus important à mon sens. Les démarches administratives étant très lourdes, je trouve essentiel de bien s’encadrer afin d’être correctement informé et conseillé. Pour ma part, j’ai choisi le cabinet comptable Dougs qui offre des tarifs très intéressants mais qui, en contrepartie, laisse faire une grosse partie du travail au client ce qui peut être un avantage ou un inconvénient en fonction des cas. Pour ma part, étant toujours curieux d’apprendre de nouvelles choses, cela ne m’a pas dérangé, bien au contraire.

Puis il faut souscrire à un certain nombre d’organismes:

• Trouver une assurance responsabilité civile pro. Non obligatoire mais recommandée. Etant à la MAIF à titre personnel et pleinement satisfait par leurs services, je me suis rapproché d’eux. Leurs tarifs sont aussi très compétitifs.

• Trouver une mutuelle d’entreprise. C’est obligatoire pour tout employeur.

• Trouver une prévoyance d’entreprise. Mon activité étant affiliée à la syntec, celle-ci stipule que l’employeur doit nécessairement proposer une prévoyance à ses employés.

Concernant la mutuelle ainsi que la prévoyance d’entreprise, les contrats doivent être conformes à un cahier des charges établi par la syntec. Pour chacun de ces contrats, il faut aussi produire un document légal appelé décision unilatérale de l’employeur. Et oui, même si on est tout seul dans son entreprise. Comme tout document légal, cela ne s’improvise pas. Fort heureusement, les assureurs disposent généralement de modèles pour ces documents qu’ils peuvent vous fournir.

Aussi:

• Trouver une solution de facturation. Shine dispose d’une solution simple qui permet l’édition de facture en Anglais. Parfait pour moi qui facture à l’international.

• Mettre en place un suivi des paiements liés aux prélèvements sociaux, soit tout ce qui est présent sur la fiche de paie: mutuelle, prévoyance, retraite complémentaire, URSSAF, prélèvement à la source.

Niveau délai, la création de l’entreprise a pris un bon mois et la mise en place de tout le reste un autre bon mois, il faut donc compter à peu près trois mois pour que tout soit en place.

Workflow

Une fois l’entreprise créée, il y a certains nombres de taches à faire et à suivre au quotidien:

• Facturer son client.

• Se payer une fois par mois. Mon comptable m’envoie un mail pour me demander mes variables de paie. Il s’agit simplement du montant du salaire que je souhaite me payer.

• Catégoriser chaque dépense et recette pour la comptabilité. Toutes les factures doivent aussi être précieusement gardées.

• Faire les déclarations de TVA, de manière trimestrielle pour moi. La déclaration est généralement préparée par le comptable et les montants sont à reporter sur le site des impôts.

• Réaliser le paiement des cotisations sociales et vérifier que ces prélèvements ont bien été faits. C’est l’un point les plus pénibles de mon expérience. Il existe pour chaque organisme des moyens plus ou moins automatiques d’effectuer ces paiements mais tous différents. De mon expérience, ces moyens automatiques n’ont pour ainsi dire jamais fonctionné la première fois après leur mise en place. Et même après la mise en place, il faut quand même toujours les surveiller car on n’est en rien averti lorsque quelque chose ne fonctionne pas.

• Payer les impôts, généralement sur le site des impôts.

  • Impôt sur les sociétés: équivalent de l’impôt sur les revenus mais pour les sociétés.
  • Cotisation foncière des entreprises: sorte d’impôts locaux pour les entreprises.
  • Taxe d’apprentissage.

Retour d’expérience

Comme vous l’avez vu, les lourdeurs administratives sont très importantes. Je m’y attendais un peu mais je ne pensais pas que c’était à ce point. Rien d’insurmontable cependant mais il s’agit d’une somme de petites démarches qui mises bout à bout sont finalement très chronophages. Le plus dur étant souvent de savoir précisément ce qu’on a à faire. Il faut aussi souvent relancer les gens, toutes les semaines parfois, par email ou par téléphone. Les interlocuteurs font peu d’effort de vulgarisation ce qui n’arrange rien. Il est ainsi parfois difficile de se comprendre.

Voici quelques exemples de bizarreries administratives que j’ai relevées.

Pourquoi doit-on produire un document légal pour le choix de la mutuelle et de la prévoyance d’entreprise ? Et ce même si on est seul dans l’entreprise ?

J’ai du déménagé dans l’année. Les démarches pour cela sont aussi assez lourdes. Il y a à nouveau un document légal à produire, une annonce légale à faire et ainsi que tous les organismes à prévenir. Lorsqu’on change de département, c’est deux annonces légales qu’il faut faire: l’une dans le département de départ et l’autre dans le département d’arrivée. A quoi servent ces annonces légales si on doit quand même prévenir tous les organismes du changement d’adresses ? Pourquoi deux annonces légales ? Je suis tout seul dans ma société pourquoi devoir faire une AG et un procès verbal pour ça ? Au final avec les annonces légales et la réalisation du procès verbal d’AG cela a du couter à peu près 500 euros à ma société. A-t-on vraiment besoin de tout cela pour un simple déménagement ?

La fermeture de la société a aussi été assez lourde mais surtout très longue. Cela a pris six mois en tout et a couté aussi à peu près 500 euros.

Le suivi des cotisations est vraiment le point noir de toutes ces démarches. C’est extrêmement compliqué de savoir ce que l’on doit à qui. Et même lorsqu’on l’a compris il reste encore à savoir comment effectuer le règlement ce qui est toujours plus difficile que cela en a l’air. C’est très mystérieux pour moi qu’il faille à la fois dire à l’organisme combien on leur doit en ayant généralement soi même calculé les montants et les payer en utilisant des moyens de paiement tous plus compliqués les uns que les autres.

Ne serait-il pas plus simple d’effectuer une déclaration à l’organisme et qu’en retour elle calcule elle même ce qu’on lui doit et émette une facture avec un RIB pour le paiement ? Ce serait tellement plus simple.

Les sites internet sur lesquels réaliser ces démarches ne sont absolument pas ergonomiques. Il est très difficile de s’y retrouver, sont plein de jargon et anagrammes techniques sans parler des nombreux bugs. Le site de net-entreprises¹ en particulier, sur lequel on se connecte pour récupérer les fameuses DSN, ces documents qui contiennent les paramètres qui permettent d’automatiser les paiements, est particulièrement caricatural.

J’ai aussi découvert qu’il me fallait faire une déclaration d’échange de service à la douane chaque mois. Et ce alors que je facture en UE.

La grande surprise de cette expérience fut que j’ai réalisé que le pouvoir d’achat des entreprises est bien supérieur à celui des particuliers. En effet, lorsque je me paie un salaire de 1000 euros, cela coute en gros 1800 euros à l’entreprise. Ce qui signifie que lorsque je peux m’acheter un ordinateur à 1000 euros avec mon salaire par exemple, pour le même cout pour l’entreprise, celle-ci pourra acheter un ordinateur à 1800 euros. Si on ajoute à cela le fait de ne pas être assujetti à la TVA et les économies d’impôt sur les sociétés qui sont réalisées avec les dépenses, on arrive vite à un ratio de deux ! Donc tout coute deux fois moins cher pour les sociétés que pour les particuliers. Et lorsqu’une société fait des bénéfices, il est assez simple d’investir dans quoi que ce soit, même l’immobilier locatif par exemple. Et tout ça pour deux fois moins cher que les particuliers.

Les webinaires de Dougs sont particulièrement biens faits et éclairants sur la question. Je recommande à quiconque qui s’intéresse à la question de les regarder. Ils sont tous visibles en replay sur la chaine youtube de Dougs.

Conclusion

C’était une expérience très intéressante et enrichissante. J’ai énormément appris sur le fonctionnement de l’entreprise en France. Néanmoins je dois dire que je suis bien content d’en avoir fini avec cela. L’administratif est vraiment chronophage et je ne porte aucun intérêt à cette tache.

J’avoue avoir du mal à comprendre les retours d’expérience très positifs que je peux lire sur internet à propos de développeurs qui passent en freelance. Je peux comprendre les aspects liés à la liberté dans le choix de ses clients et sur la façon d’organiser son travail. Cependant le marché du travail en informatique est tel, que, dans la pratique, on a finalement aussi cette même liberté avec le statut d’employé. Changement de projet, prise de congés, liberté dans l’organisation de son travail, toutes ces choses sont aujourd’hui accessibles à tous les développeurs, tant en freelance qu’employés.

PS: Je n’ai aucun lien d’affiliation avec les sociétés dont je parle dans ce post.

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1. Le script qui vérifie la validité des liens sur mon site m’indique que le certificat de ce site a un CA inconnu, ce qui casse ma CI. Bref il n’y a rien
   qui va avec ce site: https://www.net-entreprises.fr/↩︎